Automatyczne raportowanie z AI to system, który sam pobiera dane z systemów firmy (ERP, CRM, sklep, arkusze), przelicza je deterministycznym kodem i wysyła gotowy raport o ustalonej porze. Model językowy nie wykonuje obliczeń: dostaje policzone liczby i pisze do nich komentarz, wskazuje odchylenia i oznacza to, co wymaga decyzji. Dzięki temu ten sam raport uruchomiony dwa razy pokazuje to samo i da się go sprawdzić.
Problem
Z każdym miesiącem trwa dłużej, spóźnia się bardziej i mówi mniej. W pewnym momencie zostaje tabela, którą wszyscy przewijają do końca, bo i tak nie ma z niej wniosku, a jedyna osoba, która potrafiłaby go wyciągnąć, właśnie spędziła dwa dni na sklejaniu tej tabeli.
Co miesiąc ktoś otwiera cztery arkusze, przekleja dane i pilnuje, żeby sumy się spinały. Ta osoba kiedyś to ogarniała. Teraz raport wychodzi z opóźnieniem, a w tygodniu jej urlopu nie wychodzi wcale.
ERP zna marżę, CRM zna lejek, sklep zna zamówienia, a arkusz zna rzeczy, których nie ma nigdzie indziej. Zestawienie trzeba złożyć ręcznie, więc powstaje rzadko i tylko w wersji, na którą starczyło czasu.
Podsumowanie miesiąca czytane w połowie następnego opisuje decyzje, których już nie da się cofnąć. Zarząd dostaje relację z przeszłości i podejmuje na jej podstawie decyzje o przyszłości.
Nikt nie sprawdza marży pojedynczego produktu codziennie. Spadek zauważa się w kwartalnym podsumowaniu, czyli w momencie, w którym zdążył już kosztować najwięcej.
Co robimy
Raport, który przychodzi sam, alert, który odzywa się szybciej niż kwartalne podsumowanie, i jedna definicja marży dla całej firmy. Zakres dobieramy do tego, jakie decyzje faktycznie zapadają u Ciebie co tydzień.
Sprzedaż, marża, realizacja zamówień i obłożenie. Wszystko o ustalonej godzinie na mail albo na kanał w Slacku. Ten sam układ każdego dnia, więc raport się czyta, a nie odszyfrowuje.
System sam zauważa, że coś odstaje od normy, i odzywa się pierwszy. Przykładowy alert w formacie, w jakim go dostajesz: marża na produkcie X spadła o 12% tydzień do tygodnia. Próg, przy którym system reaguje, ustalasz Ty.
Jedno miejsce, w którym widać, jak wygląda dziś sprzedaż, magazyn i realizacja zamówień. Bez czekania na koniec miesiąca i bez pytania kogokolwiek o wyciąg.
Pytasz zwykłym zdaniem, ile sprzedaliście danego produktu w zeszłym kwartale w podziale na kanały. Pytanie zamienia się w zapytanie do bazy, baza zwraca liczby, model opisuje wynik.
Marża w raporcie handlowca i marża w raporcie zarządu liczą się tak samo, bo definicję ustalamy raz i zapisujemy. Znika spotkanie, na którym dwie osoby mają rację, bo liczyły co innego.
ERP, CRM, platforma e-commerce, hurtownia danych, arkusze i pliki, których nikt nie zdążył zmigrować. Podłączamy to, co masz, zamiast zaczynać od wymiany systemów.
Wiarygodność liczb
Decydent, który raz dostał raport z błędną sumą, nie zaufa mu drugi raz i będzie miał rację. Dlatego podział jest u nas sztywny i nie negocjujemy go przy żadnym wdrożeniu: arytmetykę wykonuje kod, model językowy dostaje wynik i go opisuje.
Model językowy przewiduje kolejne słowa, a nie oblicza wyniki. Gdy pozwolisz mu zsumować kolumnę, dostaniesz liczbę, która wygląda przekonująco i bywa poprawna. To najgorszy możliwy układ, bo błąd nie rzuca się w oczy. W raporcie, który idzie na zarząd, sumy, marże i porównania okresów wykonuje deterministyczny SQL albo kod: ten sam wynik za każdym razem, możliwy do odtworzenia ręcznie. Model dostaje gotową tabelę i robi to, w czym jest dobry: pisze, co się zmieniło, wskazuje, co odstaje, i oznacza rzeczy wymagające decyzji człowieka.
SQL albo zwykły kod na Twoich danych źródłowych. Każdą liczbę w raporcie da się rozłożyć na zapytanie, które ją wyprodukowało, i porównać z tym, co pokazuje ERP. Dwa uruchomienia na tych samych danych dają ten sam wynik.
Model dostaje policzoną tabelę i pisze, co urosło, co spadło i co odstaje od poprzednich tygodni. Nie mnoży, nie sumuje, nie szacuje. Jeśli czegoś nie ma w danych, ma to napisać wprost, zamiast uzupełniać domysłem.
Marża, przychód, lead, zamówienie zrealizowane. Ustalamy je na starcie, spisujemy i zapisujemy w kodzie. Od tej pory marża znaczy to samo w raporcie dziennym, w podsumowaniu kwartału i w prezentacji na zarząd.
Przy każdej liczbie wiadomo, z jakiego systemu i z jakiego okresu pochodzi. Gdy ktoś na zarządzie zakwestionuje wynik, sprawdzenie zajmuje minutę zamiast tygodnia korespondencji między działami.
Jak to działa
Cztery etapy z jedną granicą, która jest tu najważniejsza: przed nią powstają liczby, za nią zdania. Te dwie rzeczy nigdy się nie mieszają, bo od tego zależy, czy raport da się obronić na spotkaniu.
Wdrożenie
Sprawdzamy, gdzie leżą dane i w jakim są stanie. Ustalamy z Tobą definicje: co wchodzi do marży, kiedy zamówienie liczy się jako zrealizowane, jak porównujemy okresy. Najmniej efektowny tydzień z całych czterech i ten, który decyduje o reszcie.
Podłączamy źródła i uruchamiamy warstwę liczącą. Dostajesz surowe wyniki do porównania z tym, co dziś składasz ręcznie. Rozbieżności wyjaśniamy na tym etapie, zanim ktokolwiek z zarządu zobaczy pierwszy raport.
Ustalamy, co trafia do raportu dziennego, co do tygodniowego i kto dostaje który. Definiujemy progi, przy których system odzywa się sam, oraz kanał, którym to robi: mail, Slack albo jedno i drugie.
Raport zaczyna chodzić codziennie. Przez pierwsze tygodnie korygujemy progi alertów na podstawie tego, co faktycznie się odpala. Alert, który krzyczy codziennie bez powodu, przestaje być alertem i zaczyna być tłem.
FAQ
Na bezpłatnej konsultacji przechodzimy przez to, gdzie dziś leżą Twoje liczby i jak powstaje raport, który składasz ręcznie. Jeśli źródła są w stanie, w którym raport wyszedłby wiarygodny dopiero po ich uporządkowaniu, usłyszysz to na tej rozmowie, a nie po podpisaniu umowy.
Umów bezpłatną konsultacjęPorozmawiajmy przez 30 minut rozmowy o Twoich potrzebach. Przedstawimy Ci wstępną ocenę potencjału AI oraz automatyzacji procesów w Twojej firmie.
Odezwiemy się i zaproponujemy termin
Zwykle w ciągu 12 godzin od przesłania formularza.
Rozmawiamy 30 minut o Twojej firmie
Pytamy, gdzie tracicie czas i pieniądze.
Umawiamy dłuższe spotkanie
Z zespołem albo bez, online albo u Was. Tak, jak wygodniej.